SEPA-Umstellung 2014 - MGS Mandat Steuerberatungsgesellschaft mbH

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SEPA-Umstellung 2014

Service

SEPA-Umstellung zum 01.02.2014

IBAN und BIC
Die neue Identifizierung im Zahlungsverkehr

Eine Information der
DBB DATA Beratungs- und Betreuungsgesellschaft mbH
Steuerberatungsgesellschaft

Was ist SEPA und warum gibt es SEPA?
SEPA steht für Single Euro Payments Area  (einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) und bedeutet, dass alle  Euro-Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Die  Umstellung auf die europaweit einheitlichen Euro-Zahlverfahren für  Überweisungen und Lastschriften ist zum 1. Februar 2014 gesetzlich  vorgeschrieben.
Grund für die Einführung von SEPA war, dass der  europäische Zahlungsverkehrsmarkt stark fragmentiert ist. Jedes Land  verfügt über eigene technische Standards, z. B. in Bezug auf die  Kontonummern-Systematik oder das Datenformat für den Zahlungsaustausch.  Auch die Zahlverfahren selbst sind in jedem Land unterschiedlich  ausgestaltet. Mit SEPA stehen nun einheitliche Verfahren und Standards  zur Verfügung. Die Abschottung der bisherigen nationalen Märkte wird zu  Gunsten eines einheitlichen Binnenmarkts im unbaren Zahlungsverkehr  aufgehoben und europaweiter Wettbewerb ermöglicht. SEPA betrifft somit  nicht nur den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr, sondern soll zu  einer vollständigen Integration der nationalen Zahlungsverkehrsmärkte  führen.
Nachdem sich im Markt die SEPA‑Zahlverfahren nicht  selbstständig durchsetzten, regelte die Europäische Kommission 2010 mit  der SEPA‑Verordnung die gesetzliche Einführung. In Deutschland gibt es  flankierend das SEPA-Begleitgesetz.
Von der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren sind  alle Beteiligten betroffen: Zahlungsdienstleister, Handel, Unternehmen,  technische Dienstleister und Verbraucher.
SEPA-Überweisungen werden seit Januar 2008  angeboten. Für Lastschrifteinzüge in SEPA existieren seit November 2009  zwei SEPA‑Lastschriftverfahren: eine Standard/Basisvariante  („SEPA‑Basis‑Lastschriftverfahren“/SEPA Core Direct Debit), die alle  Kunden nutzen können, sowie eine optionale Variante, die ausschließlich  für Lastschriftzahlungen ohne Rückerstattungsrecht angeboten wird  („SEPA‑Firmen‑Lastschrift“, SEPA Business to Business Direct Debit).

Was sind IBAN und BIC?
IBAN und BIC sind die neuen Identifizierungszeichen  im Zahlungsverkehr. IBAN steht für International Bank Account Number,  internationale Bankkontonummer. Die IBAN setzt sich wie folgt zusammen:

Ländercode2 StellenDE
Prüfziffer2 Stellengemäß ISO 7064 berechnet
Konto-IDmax. 30 Stellen8-stellige Bankleitzahl und 10-stellige Kontonummer

Die Prüfziffer ermöglicht beispielsweise, Zahlendreher zu erkennen.

BIC ist der Business Identifier Code, die internationale Bankleitzahl. Er setzt sich wie folgt zusammen:

Bankencode4 Stellenvom Geldinstitut frei wählbar; nur Buchstaben
Ländercode2 StellenLändercode nach ISO 3166-1; nur Buchstaben
Ortscode2 StellenCodierung des Ortes; Buchstaben und Zahlen
Filialcode3 StellenKennzeichnung der Filiale oder Abteilung, optional, Standard: "XXX"

Die Banken ermöglichen ihren Verbraucherkunden eine kostenlose Konvertierung der nationalen Kontokennungen in IBAN (und BIC)  bis zum 1. Februar 2016 für Inlandszahlungen. Ab dem 1. Februar 2016  ist dann ausschließlich die IBAN zu verwenden.

Europaweit freie Kontowahl
Unternehmen und Verbraucher können den  Euro-Zahlungsverkehr künftig über ein einziges Zahlungskonto abwickeln.  Damit können Unternehmen ihren Kunden im Ausland die Bezahlung per  SEPA-Lastschrift ermöglichen. Eine verpflichtende Erreichbarkeit für die  SEPA-Firmenlastschrift besteht nicht.
Zur europaweit freien Kontowahl gehört auch, dass  nicht mehr vorgeschrieben werden darf, in welchem EU-Mitgliedstaat das  Konto zu führen ist, sodass beispielsweise die Finanzverwaltung kein  Inlandskonto mehr verlangen darf.
Änderungen bei den Entgelten
Seit Inkrafttreten der SEPA-Verordnung müssen für  grenzüberschreitende Euro-Zahlungen die gleichen Entgelte erhoben werden  wie für entsprechende inländische Euro‑Zahlungen. Bis zum Inkrafttreten  der Verordnung galt dies nur für Zahlungen bis zu 50.000 €.

Elektronische Lastschriftverfahren im Einzelhandel
Lastschriften, die mit Hilfe einer Zahlungskarte an  der Verkaufsstelle generiert werden, können bis zum 1. Februar 2016 wie  bisher abgewickelt werden. Dies betrifft das allein im Einzelhandel in  Deutschland gängige Elektronische Lastschriftverfahren (ELV). Beim ELV  wird an der Ladenkasse mittels einer Zahlungskarte eine  Einzugsermächtigung generiert, die der Kunde unterzeichnet und einen  Lastschriftdatensatz erzeugt. Bei Kartenzahlungen ergeben sich keine  verpflichtenden Änderungen aus der SEPA-Verordnung, da diese vom  Anwendungsbereich der SEPA-Migrationsverordnung ausgenommen sind.
Änderungen für Unternehmen
Die Umstellung des Zahlungsverkehrs sollte nicht  unterschätzt werden. Denn vielfach sind die Zahlungsverkehrsanwendungen  so in die Software-Architektur eingebunden, dass sich Wechselwirkungen  mit anderen Programmen ergeben. Dies sollte zunächst genau analysiert  werden. Nach der Analyse sind die Stammdaten, also die Kontoangaben von  Zahlern und Lieferanten, umzustellen. Die Banken bieten Hilfestellung  bei der Umwandlung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC.

Überweisungen und Lastschriften
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Februar 2014  Unternehmen für alle Überweisungen und Lastschriften in Euro im  SEPA‑Raum die SEPA‑Überweisung bzw. die SEPA‑Lastschrift verwenden.  Dafür muss neben der IBAN das XML‑Format ISO 20022 bei gebündelter  elektronischer Einlieferung verwendet werden. Dadurch wird eine  durchgängige vollautomatisierte Verarbeitung des Zahlungsprozesses  ermöglicht, bei dem keine erneute Dateneingabe oder andere manuelle  Eingriffe notwendig sind. Die Einführung des XML‑Standards  vereinheitlicht die heutige Vielzahl an nationalen Datenformaten im  Zahlungsverkehr. Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, können  dadurch ihren Aufwand für Formatpflege und Systemadministrierung  deutlich reduzieren.
Hinweis: Bei der SEPA‑Überweisung stehen statt 378 Zeichen künftig nur noch 140 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung.

Lastschriftmandat
Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt mit der  SEPA-Basislastschrift die Einzugsermächtigung und mit der  SEPA-Firmenlastschrift das Abbuchungsverfahren. Das Datenformat ist wie  bei der Überweisung ISO 20022 XML. Der Verwendungsweck ist ebenfalls auf  140 Zeichen begrenzt.
Ab dem 1. Februar 2014 sind bei neuen  Vertragsabschlüssen SEPA-Lastschriftmandate zu verwenden. Für die  Mandate gibt es strengere Formvorschriften:
  • Die Ermächtigung muss auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein.
  • Das Mandat muss sich von eventuell verbundenen Vertragsteilen deutlich absetzen.
  • Das Mandat muss eine eindeutige Weisung für die Bank enthalten: „Ich  ermächtige XY, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift  einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von XY auf  mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.“
  • Das Mandat muss auf die Rückgabemöglichkeit von acht Wochen  hinweisen: „Hinweis: Ich kann innerhalb von 8 Wochen, beginnend mit dem  Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrags verlangen. Es  gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.“
  • Der Hinweis lautet beim Firmenlastschriftmandat: „Hinweis: Dieses  Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten  von Unternehmen gezogen sind. Wir sind nicht berechtigt, nach der  erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrags zu verlangen.  Wir sind berechtigt, unser Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag  anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen.“
  • Das Mandat muss die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz enthalten.

Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird unter  www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt. Ändert sich die Firma des  Unternehmens (z. B. Namensänderung, Rechtsformwechsel, Fusion oder  Änderung des Hauptgeschäftssitzes) muss eine neue Gläubiger-ID bei der  Deutschen Bundesbank beantragt und die alte ID gelöscht werden. Die  Gläubiger‑ID ist in Deutschland wie folgt aufgebaut:

Ländercode2 StellenLändercode nach ISO 3166-1; nur Buchstaben
Prüfziffer2 Stellengemäß ISO 7064 berechnet
Geschäftsbereichskennung
(Creditor Business Code)
3 StellenBuchstaben (von der Bundesbank mit "ZZZ" vorbelegt)
Nationales Identifikationsmerkmal11 StellenZahlen
   
Für die tatsächlich verwendeten SEPA‑Mandate kann der Zahlungsempfänger den Creditor Business Code frei belegen. So könnte der Zahlungsempfänger unterschiedliche Gläubiger‑IDs für  unterschiedliche Abteilungen generieren und parallel nutzen.

Die Mandatsreferenz wird vom Unternehmer erzeugt.  Sie kann bis zu 35 Stellen aufweisen. Sinnvoll kann es sein, bestehende  Kunden- oder Vertragsnummern zu ergänzen.
Weitere Bestandteile des Mandats müssen sein:
  • Name und Adresse des Gläubigers
  • Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird
  • Name, Adresse, Kontoverbindung und Unterschrift des Kontoinhabers sowie Datum der Unterschrift.

Pre‑Notification
Der Lastschrifteinreicher muss dem Zahler eine  Belastung mittels SEPA‑Lastschrift ankündigen. Die Vorabinformation  (Pre‑Notification) muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag  enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss  dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit,  sofern keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt  worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für  entsprechende Deckung sorgen kann. Bei wiederkehrenden Lastschriften  muss der Zahler nur vor der ersten Lastschrift mit Angabe der künftigen  Fälligkeitstermine unterrichtet werden.
Auf die Pre‑Notification kann nicht vertraglich verzichtet werden.

Form
In welcher Art und Weise die Vorabinformation  erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen  Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem  Zahlungsdienstleister. Die Bank des Zahlungsempfängers muss nicht  prüfen, ob eine Pre‑Notification vorliegt, da diese nur das  Vertragsverhältnis zwischen Zahler und Zahlungsempfänger betrifft. Die  Art der Zustellung für die Pre‑Notification ist nicht vorgeschrieben,  möglich sind Brief, Fax, E‑Mail oder Telefon. Die Pre‑Notification kann  auch schon in den Vertrag aufgenommen werden. Bei wiederkehrenden  Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Unterrichtung  des Debitors vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der  zukünftigen Fälligkeitstermine. Eine fehlende Pre‑Notification führt  nicht dazu, dass die Lastschrift zu einer unautorisierten Lastschrift  wird.

Vorlauffrist
Die SEPA‑Lastschrift ist nicht per Sicht fällig,  sondern muss mit einer Vorlauffrist bei der Bank des Zahlers vorliegen  und daher rechtzeitig durch den Zahlungsempfänger versandt werden. Die  einzuhaltenden Vorlauffristen vor Fälligkeit sind:
  • 5 Bankarbeitstage bei einmaliger Lastschrift oder erster Lastschrift  einer Folge von wiederkehrenden Lastschriften bei  SEPA‑Basislastschriften
  • 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrenden Lastschriften und letzter Lastschrift bei SEPA‑Basislastschriften
  • 1 Bankarbeitstag generell bei SEPA‑Firmenlastschriften.

Wie bisher mit dem Ausführungsdatum kann ein  Fälligkeitsdatum (due date), an dem die Belastung auf dem Konto des  Zahlers erfolgen muss, angegeben werden.
Das Lastschriftmandat verfällt nach 36 Monaten ohne Nutzung. Es bedarf dann keines gesonderten Widerrufs mehr.
Muster für unterschiedliche Mandate können auf der  Seite der Deutschen Kreditwirtschaft  www.die‑deutsche‑kreditwirtschaft.de heruntergeladen werden.
Die erteilten Mandate sind aufzubewahren.

Früher erteilte Einzugsermächtigungen
Vor dem 1. Februar 2014 erteilte  Einziehungsermächtigungen bleiben gültig und gelten als Zustimmung des  Zahlers, die Lastschriften künftig im SEPA‑Basislastschriftverfahren  auszuführen. Vor dem ersten SEPA‑Basislastschrifteinzug muss der  Zahlungsempfänger den Zahler über die Umstellung unter Angabe der  Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz in Textform  informieren. Diese Information muss für Verbraucher hinreichend deutlich  auf die ursprüngliche Einzugsermächtigung hinweisen, beispielsweise auf  den zugrundeliegenden Vertrag und die entsprechende Leistung. Mit der  Mitteilung über die Verfahrensumstellung kann auch die Aussendung der  Pre‑Notification verbunden werden.
Es ist grundsätzlich nicht nötig, für den Einzug von  SEPA‑Basislastschriften neue Lastschriftmandate einzuholen.  Formvorgaben in den Inkassobedingungen des einzelnen  Zahlungsdienstleisters sind durch den Einreicher zu beachten.
Einzugsermächtigungen, die nicht in Schriftform  vorliegen (z.B. telefonisch oder per Internet erteilte  Einzugsermächtigungen), sind nicht SEPA‑fähig. Ein Lastschrifteinzug  ohne Mandat ist eine unautorisierte Lastschrift. Eine unautorisierte  Kontobelastung kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der  Kontobelastung zurückgegeben werden.

Früher erteilte Abbuchungsaufträge
Eine Weiternutzung der bereits bestehenden  Abbuchungsaufträge ist nicht möglich, d. h. eine Neuerteilung eines  SEPA‑Mandats ist hier erforderlich. Zahlungsempfänger und Zahler müssen  sich daher entweder auf die Nutzung des SEPA‑Basis- oder des  SEPA‑Firmenlastschriftverfahrens (nur Zahler, die nicht Verbraucher  sind, dürfen das SEPA‑Firmenlastschriftverfahren nutzen) verständigen.  Das Original des neuen SEPA‑Firmenlastschriftmandats verbleibt nach der  Unterzeichnung beim Zahlungsempfänger, während der Zahlungspflichtige  eine Kopie bei seiner Hausbank hinterlegt.

Erstattungsrecht bei Lastschriften
Das bisher für Einzugsermächtigungen bestehende  voraussetzungslose Erstattungsrecht bleibt im Rahmen der AGB‑Umstellung  in Form eines als gleichwertig anzusehenden voraussetzungslosen  Erstattungsrechts erhalten. Somit kann der Zahler bei einer  autorisierten Zahlung aufgrund einer Einzugsermächtigungslastschrift wie  auch aufgrund einer SEPA‑Basislastschrift binnen einer Frist von acht  Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung auf dem Konto die  Erstattung des belasteten Lastschriftbetrags von seinem  Zahlungsdienstleister verlangen. Das gilt nicht bei Lastschriften von  Unternehmer zu Unternehmer. Eine unautorisierte Lastschrift kann in  jedem Fall binnen einer Frist von 13 Monaten zurückgegeben werden.

Widerruf von Lastschriftmandaten
Wegen der in den Lastschriftmandaten enthaltenen  Weisung gegenüber der Bank, das Konto zu belasten, können künftig  Lastschriftmandate direkt gegenüber der Bank und nicht nur gegenüber dem  Zahlungsempfänger widerrufen werden.

Arbeitsschritte für den Einzug per SEPA‑Lastschrift
Folgende Arbeitsschritte sind vorzunehmen:
  • Der Zahlungsempfänger beantragt (einmalig) eine  SEPA‑Gläubigeridentifikation bei der Deutschen Bundesbank. Diese  Gläubigeridentifikation fügt er jeder SEPA‑Lastschrift bei und  identifiziert sich damit gegenüber dem Zahlungspflichtigen.
  • Der Zahlungsempfänger schließt mit seiner Bank (einmalig) die Inkassovereinbarung für SEPA‑Lastschriften ab.
  • Der Zahlungspflichtige unterschreibt ein SEPA‑Mandat, das er vom  Zahlungsempfänger erhält. Dieses Mandat erlaubt dem Zahlungsempfänger  eine SEPA‑Lastschrift einzuziehen und berechtigt die Bank des  Zahlungspflichtigen, die SEPA‑Lastschrift dem Konto des  Zahlungspflichtigen zu belasten. Im Falle einer SEPA‑Firmenlastschrift  wird das Recht auf Widerspruch nach Fälligkeit ausgeschlossen.
  • Der Zahlungsempfänger informiert den Zahlungspflichtigen über den  bevorstehenden Einzug der SEPA‑Lastschrift und gibt dabei Betrag,  Fälligkeit, Gläubiger‑Identifikationsnummer und Mandatsreferenz an.
  • Der Zahlungsempfänger erhält die Gutschrift aus den eingereichten Lastschriften.
  • Die Bank des Zahlungsempfängers leitet die Lastschriften an die Bank des Zahlungspflichtigen weiter.
  • Die Bank des Zahlungspflichtigen belastet dessen Konto, sofern es  keine Gründe gibt, die dieser Belastung entgegenstehen (z. B.  Widerspruch des Zahlungspflichtigen vor Fälligkeit, aufgelöstes Konto,  fehlende Deckung).
  • Der Zahlungspflichtige widerspricht innerhalb der Widerspruchsfrist oder akzeptiert stillschweigend die SEPA‑Lastschrift.
  • Die Bank des Zahlungspflichtigen leitet nicht eingelöste oder  widersprochene SEPA‑Lastschriften an die Bank des Zahlungsempfängers  zurück.
  • Die Bank des Zahlungsempfängers belastet den Zahlungsempfänger mit den nichteingelösten oder widersprochenen Lastschriften.

Änderungen für Verbraucher
Die Umstellung auf die SEPA‑Zahlverfahren bedeutet  für Verbraucher einen gewissen Aufwand, sich auf teils geänderte Abläufe  und Angaben einzustellen. Die Möglichkeit der Konvertierung von  Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC wird nur von  Zahlungsdienstleistern angeboten. Gegenüber Unternehmen müssen etwa bei  der Mandatserteilung für eine Lastschrift die IBAN und bei  grenzüberschreitenden Lastschriften zusätzlich der BIC angegeben werden.  Insofern empfiehlt es sich für Verbraucher, sich trotz  Konvertierungsdiensten mit IBAN und BIC vertraut zu machen.

Verbraucherschutz bei Lastschriften verbessert
Nach der SEPA‑Verordnung können Verbraucher:
  • Lastschrifteinzüge auf einen bestimmten Betrag oder eine bestimmte Periodizität oder beides begrenzen
  • ein Zahlungskonto gänzlich für Lastschriften blockieren
  • „white lists“ oder „black lists“ von Zahlungsempfängern erstellen.
Über die Ausgestaltung und mögliche Folgen der Nutzung durch den Zahler informiert die kontoführende Bank oder Sparkasse.

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