FAQ - MGS Mandat Steuerberatungsgesellschaft mbH

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FAQ

Service
Informationen zum aktuellen Reisekostenersatzrecht?
Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 ist die Differenzierung zwischen Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit entfallen. Es gibt nur mehr den einheitlichen Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Fahrtkosten

  • Wegfall der Drei-Monats-Frist
    Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. So können ab 2008 nach drei Monaten weiterhin die höheren und steuerfreien Reisekostenersätze geltend gemacht werden.
    Achtung: Die Drei-Monats-Frist ist jedoch bei den Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin zu beachten. Bei den Übernachtungskosten ist die Drei-Monats-Frist weggefallen.
  • Wegfall der 30 km-Zone
    Mit Streichung der 30 km-Zone gelten für die Veranlagungszeiträume ab 2008 auch für den Personenkreis, der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigt ist, diese Fahrten entfernungsunabhängig als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Es kommen die höheren und steuerfreien Reisekostensätze zum Ansatz.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

  • Wegfall der Drei-Monats-Frist
    Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
  • Kürzung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten (Frühstück, Abendessen usw.):
    Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (Mehrwertsteuersatz = 7 %) und Verpflegung (Mehrwertsteuersatz = 19 %) wird der Frühstückspreis seit 2010 vom Hotel in der Regel extra ausgewiesen. Dieser Betrag ist der Reisekostenabrechnung zugrunde zu legen. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung jedoch nur einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:
    1. für Frühstück um 20 % (Inland = 4,80 €),
    2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils 9,60 €)
    des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags (auch wenn aufgrund des Einzelnachweises abgerechnet wird) für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland: 24 €) bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Den verbleibenden Teil des Sammelpostens hat das Lohnbüro als steuerfreie Reisenebenkosten zu behandeln (R 9.8 LStR 2011)

Auslandsreise

  • Wegfall der Drei-Monats-Frist
    Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
  • Der Werbungskostenabzug von Übernachtungskosten bedingt ab 2008 den Einzelnachweis. Die Pauschalsätze bleiben in den Fällen der Arbeitgebererstattung jedoch weiter anwendbar. Änderung der Kürzung der Übernachtungskosten  um die Verpflegungskosten. Die Kürzung erfolgt wie bei Inlandsreisen,  zu beachten sind aber die unterschiedlichen Pauschbeträge der jeweiligen  Länder.
    Der Gesamtpreis ist für die Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
    1. für Frühstück um 20 %,
    2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
    des  für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für  Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer  Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
  • Beispiel: Auslandsreise nach Frankreich (nicht  Paris): Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten,  Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Pauschale  Verpflegungsmehraufwendungen für Frankreich: 39 €. Die  Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 7,80 € ./. 15,60 € ./.  15,60 € ./. = 61 €.

Ich benutze meinen Betriebs-Pkw auch privat, was muss ich beachten?
Ein PKW muss zu mindestens 10% betrieblich genutzt werden, damit ein "betrieblicher PKW" vorliegt.
Die  private Nutzung eines Betriebs-PKWs muss der Besteuerung unterworfen  werden. Dabei gibt es ertragssteuerlich verschiedene Möglichkeiten für  die Ermittlung der privaten Nutzung:
  • Fahrtenbuch-Methode
  • 1%-Methode
  • Schätzungs-Methode (ab 2006)


Fahrtenbuch-Methode
Hierzu muss für das komplette Jahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch  geführt werden. Die tatsächlichen Aufwendungen des PKWs (Abschreibung,  Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Reparaturen, Benzinkosten usw.) werden  addiert und dann wird der Anteil für die privat gefahrenen Kilometer  ermittelt.

Beispiel
  • Kfz-Kosten 10.000,00 €
  • gefahrene Kilometer insgesamt 30.000 km, davon 15.000 km privat

Es sind die 10.000,00 € Kosten durch 30.000 km zu dividieren und mit den privat gefahrenen 15.000 km zu multiplizieren.
Die Kfz-Kosten pro gefahrenen Kilometer betragen 0,3333 €.
Die private Nutzung beträgt somit netto 5.000,00 €.
Das Fahrtenbuch muss laufend, lückenlos und fehlerfrei geführt werden.

Für betriebliche Fahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:
  • amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuchs, Datum jeder Fahrt,  Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich  veranlassten Fahrt, Reiseziel (Straße und Ort), Reisezweck, aufgesuchte  Geschäftspartner, bei Umwegen ist auch die Reiseroute aufzuzeichnen.

Für Privatfahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:
  • Datum, Kilometerangabe. Für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeits-/Betriebsstätte muss aufgezeichnet werden:
  • Datum, Kilometerstand, gefahrene Kilometer sowie kurzer Vermerk im  Fahrtenbuch, dass es sich um eine Fahrt zwischen Wohnung und  Arbeits-/Betriebsstätte handelt.

1%-Methode
Wird ein Fahrtenbuch nicht geführt, so ist die private Kfz-Nutzung  nach der sog. 1%-Regelung zu ermitteln. Die private Nutzung beträgt  hierbei 1% des auf volle 100 EUR abgerundeten Bruttolistenpreises des  Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und  zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private  Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der  Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.

Beispiel
Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung 50.000,00 € x 1% x 12 Monate = 6.000,00 € für private Nutzung zu versteuern.
Unfallkosten zählen seit 2011 nicht mehr zu den Gesamtkosten eines  Betriebs-Kfz. Betragen die Unfallkosten tatsächlich oder nach Erstattung  durch eine Versicherung nicht mehr als 1.000 € (zzgl. UST) je Schaden,  gilt eine Bagatellregelung (R 8.1 Abs 9 Nr. 2. Satz 11 LStR 2011). Die  Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn diese Kosten als  Reparaturkosten in die in einen betrieblichen und privaten  Nutzungsanteil aufzuteilenden Gesamtkosten einbezogen werden (R 8.1.  Abs. 9 Nr. 2 Satz 12 LStR 2011). Im Ergebnis führt die Bagatellregelung  bei Anwendung der 1 %-Methode dazu, dass die Unfallkosten bis zu einem  Betrag von 1.000 € (zzgl. UST) nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil  anzusetzen sind.

Schätzungsmethode
Rückwirkend ab dem 01.01.2006 wurde durch das Gesetz zur Eindämmung  missbräuchlicher Steuergestaltungen beschlossen, die private PKW-Nutzung  für alle Fahrzeuge, welche weniger als 50% betrieblich genutzt werden  und damit nicht zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, nicht mehr  pauschal mit 1% des Bruttolistenpreises je Monat besteuern zu „dürfen“.
Sofern bei Ihnen die private Nutzung in der Vergangenheit mehr als  die Hälfte betragen hat und Sie Ihre private Nutzung mit Hilfe der  „1%-Methode“ berechnet haben und kein Fahrtenbuch geführt haben, könnte  diese Möglichkeit nun im Zuge der Gesetzesänderung erneut geprüft und  die Führung eines Fahrtenbuches eingeführt werden.

Sofern Sie kein Fahrtenbuch führen möchten, müssen Sie dem Finanzamt  jetzt anhand anderer Aufzeichnungen beweisen, dass Sie Ihr Fahrzeug zu  mehr als 50% betrieblich nutzen. Daher möchten wir Sie bitten, über  einen
  • Zeitraum von 3-4 Monaten
  • alle betrieblichen Fahrten mit Tachoanfangsbestand und Endbestand
festzuhalten.

Ferner müssten Sie den Anfangsbestand zu Beginn des Messzeitraumes  und am Ende des Messzeitraumes festhalten. Aus der Differenz der  Gesamtkilometer und der betrieblich gefahrenen Kilometer kann dann  nachgewiesen werden, zu welchem Anteil der PKW betrieblich genutzt wird.  Bitte bedenken Sie, dass Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb bei der  Prüfung, ob es sich um ein betriebliches Kfz handelt, ebenfalls  betriebliche Fahrten darstellen.
Wird ein Privatfahrzeug teilweise für den Betrieb genutzt, so können  gleichwohl die betrieblich bedingten Fahrten erfasst werden.
Die  Betriebsausgaben berechnen sich entweder mit der Pauschale von 0,30 € je  gefahrenen Kilometer oder mit den anteiligen tatsächlichen Kfz-Kosten.

Wann kann ich Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzen?
Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgaben abzugsfähig,  wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach  der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind. Die Angemessenheit  ist vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen.  Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie  als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende  Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der  Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem  Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung  beizufügen. Neben der Rechnung genügen Angaben zu dem Anlass und den  Teilnehmern (Geschäftspartner) der Bewirtung.
Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe  angesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten  pauschal mit 30% des Rechnungsbetrages netto als nicht abziehbare  Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen.
Hinsichtlich des Vorsteuerabzuges: Die Vorsteuer kann für betrieblich  veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden. Die  ursprünglich vorgesehene Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf ebenfalls  70 % der Aufwendungen wurde vom Bundesfinanzhof als nicht  EU-rechtskonform qualifiziert.

Ich arbeite auch daheim beruflich, kann ich das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen?
Grundsätzlich können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer  und die Kosten der Ausstattung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben  steuerlich geltend gemacht werden. Zu unterscheiden ist zwischen zwei  Fällen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG):
  • Für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit steht kein anderer  Arbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall können Aufwendungen bis zu  einer Höhe von 1250 EUR/Jahr geltend gemacht werden.
  • Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen  und beruflichen Tätigkeit. In diesem Fall sind die Aufwendungen für  Arbeitszimmer und Ausstattung unbegrenzt und in tatsächlicher Höhe  absetzbar.

In beiden Fällen (Abzug bis 1250 EUR bzw. Abzug in tatsächlicher Höhe) müssen die entstandenen Aufwendungen nachgewiesen werden.
Für die Abzugsfähigkeit gelten unverändert folgende Kriterien zur Beschaffenheit des Arbeitszimmers:
  • Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein (etwa durch eine Tür oder Wand).
  • Dem Steuerpflichtigen und seiner Familie muss ein ausreichendes Raumangebot für ihre privaten Wohnbedürfnisse verbleiben.

Ein nicht auf den Betrag von 1250 EUR begrenzter Abzug von  Aufwendungen ist auch dann möglich, wenn die innerhalb einer privat  genutzten Immobilie für betriebliche und berufliche Zwecke genutzten  Räumlichkeiten von ihrem Charakter her keinem Arbeitszimmer entsprechen.  Der BFH (Urteil vom 26. März 2009 (VI R 15/07) hat die Absetzbarkeit  beruflich genutzter Privaträume diesbezüglich gelockert. Räumlichkeiten,  die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen,  sind nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zuzuordnen. Dies gilt  selbst dann, wenn sie ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des  Steuerpflichtigen verbunden und so in dessen häusliche Sphäre  eingebunden sind. Ist eine Zuordnung zum Typus des häuslichen  Arbeitszimmers nicht möglich, können die durch die berufliche Nutzung  veranlassten Aufwendungen grundsätzlich unbeschränkt als Werbungskosten  abgezogen werden.
Das Finanzgericht (FG) Köln hat darüber hinaus entschieden, dass  Kosten für ein Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung  steuerlich abgezogen werden können, entsprechend in Höhe des beruflichen  bzw. betrieblichen Nutzungsanteils (FG Köln, Urteil v. 19.5.2011 - 10 K  4126/09).

Ich will den Steuerberater wechseln, was benötigen Sie von mir?
Zu allererst benötigen wir die laufenden Belege und die letzte  Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen und um die laufenden  Steuern wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung berechnen zu können.
Darüber  hinaus benötigen wir die Kontenausdrucke aller Firmenkonten für den  Zeitraum des laufenden Geschäftsjahres bis zu jenem Geschäftsjahr  zurückliegend, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Ferner sind notwendig:
  • bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
  • sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
  • die bisher erstellten Jahresabschlüsse
  • die Bescheide der Finanzbehörde des letzten Jahres
  • die Gewerbeberechtigung(en)/Gewerbeanmeldung(en)

Welche Belege benötigen Sie für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und wie müssen diese geordnet sein?
Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind oder ob Sie buchführungspflichtig sind.
Sind  Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw.  Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Bankkonten bzw.  Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem  Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazu  zu sortieren. Ferner benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit  sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet  werden müssen.
Sind sie buchführungspflichtig, ist die Sortierung wie bereits  erläutert, vorzunehmen. Des Weiteren müssen die zum Monatsende offenen  Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch  geordnet werden.

Wie können Kosten für die Kinderbetreuung geltend gemacht werden?
Mit dem Gesetz zur Förderung von Familien und haushaltsnahen  Dienstleistungen (Familienleistungsgesetz) wurde der Sonderausgabenabzug  für Kinderbetreuungskosten neu gefasst und entsprechend erweitert.  Darüber hinaus wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die  steuerliche Berücksichtigung der Kinderbetreuungskosten vereinheitlicht  und in den Bereich der Sonderausgaben integriert (neue Vorschrift: § 10  Abs. 1 Nr. 5 EStG) Im wesentlichen wurden dabei jedoch die bisherigen  Vorschriften (§ 9c Abs. 1 EStG) übernommen. Eine Unterscheidung zwischen  erwerbsbedingten und ausbildungs-, krankheits- oder  behindertenbedingten Kinderbetreuungskosten ist entfallen. Auch sind die  persönlichen Anspruchsvoraussetzungen bei den Eltern (Erwerbstätigkeit,  Krankheit, Behinderung) durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011  entfallen.
Als Sonderausgaben sind abzugsfähig:
  • „Aufwendungen für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehörenden Kindes,
  • die wegen einer Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen anfallen,
  • bei Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder  wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen  körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung
  • in Höhe von zwei Dritteln der Aufwendungen, höchstens 4.000 € je Kind.“

Ausgenommen sind weiterhin Aufwendungen für Unterricht, für die  Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie für sportliche und andere  Freizeitbetätigungen (siehe im Detail unten). Seit dem  Veranlagungszeitraum 2008 ist eine Belegvorlage (Rechnung über die  Aufwendungen) gegenüber dem Finanzamt (mit der Steuererklärung) nicht  mehr Voraussetzung für den Steuerabzug. Nur auf Verlangen des  Finanzamtes sind die Belege vorzulegen.

Um welche Aufwendungen handelt es sich?
Zu den als Sonderausgaben absetzbaren Aufwendungen gehören Ausgaben  aller notwendigen Dienstleistungen zur Betreuung eines Kindes  einschließlich der Erstattungen an die Betreuungsperson (z.B.  Fahrtkosten), wenn die Leistungen im Einzelnen in der Rechnung oder im  Vertrag aufgeführt werden.
Dienstleistungen zur Betreuung sind u.a. (vgl. BMF Schreiben vom 19.1.2007 IV C 4 – S 2221-2/07, Tz. 1):
  • die Unterbringung von Kindern in Kindergärten, Kindertagesstätten,  Kinderhorten, Kinderheimen und Kinderkrippen sowie bei Tagesmüttern,  Wochenmüttern und in Ganztagespflegestellen,
  • die Beschäftigung von Kinderpflegerinnen, Erzieherinnen und Kinderschwestern,
  • die Beschäftigung von Hilfen im Haushalt, soweit sie ein Kind betreuen,
  • die Beaufsichtigung des Kindes bei Erledigung seiner häuslichen Schulaufgaben

Wird z.B. bei einer ansonsten unentgeltlich erbrachten Betreuung ein  Fahrtkostenersatz gewährt, so ist dieser zu berücksichtigen, wenn  hierüber eine Rechnung erstellt wird (BMF Schreiben, a.a.O Tz. 3).
Nicht begünstigt sind die Aufwendungen für Unterricht (z.B.  Schulgeld, Nachhilfe-/Fremdsprachen-Unterricht), die Vermittlung  besonderer Fähigkeiten (z.B. Musikunterricht, Computerkurse) oder für  sportliche und andere Freizeitbetätigungen (z.B. Mitgliedschaft in  Sport- oder anderen Vereinen, Tennis-, Reitunterricht).
Aufwendungen für die Verpflegung des Kindes sind nicht zu  berücksichtigen; ebenso wenig Aufwendungen für Fahrten des Kindes zur  Betreuungsperson. Eine Gehaltsreduzierung, die dadurch entsteht, dass  der Steuerpflichtige seine Arbeitszeit zugunsten der Betreuung seiner  Kinder kürzt, stellt ebenfalls keinen Aufwand für Kinderbetreuung dar.  (BMF Schreiben vom 19.1.2007 a.a.O).
Für Kinder im Alter von drei bis fünf Jahren können  Kinderbetreuungskosten in Höhe von zwei Drittel der Aufwendungen,  höchstens 4000 EUR je Kind auch ohne die Erfordernis der  Erwerbstätigkeit als Sonderausgaben abgezogen werden (§ 9c Abs. 2 Satz 4  EStG).

Welche Eltern profitieren von der Steuerminderung?
Der Sonderausgabenabzug steht grundsätzlich jenem Elternteil zu, der  die Aufwendungen getragen hat und zu dessen Haushalt das Kind gehört.  Tragen beide – unverheiratete -Elternteile Aufwendungen, kann jeder  seine tatsächlichen Aufwendungen grundsätzlich nur bis zur Höhe des  hälftigen Abzugshöchstbetrags geltend machen. Bei verheirateten Eltern,  die beide erwerbstätig sind und die beide Aufwendungen für  Kinderbetreuung getragen haben, sind die Aufwendungen - unabhängig von  der Veranlagungsart - grundsätzlich bei der Einkunftsquelle des  jeweiligen Elternteils zu berücksichtigen (BMF Schreiben a.a.O, Tz. 29).  Darüber hinaus kann auch gegenüber dem Finanzamt eine einvernehmliche  andere Aufteilung angezeigt werden, welche die Behörde dann im Rahmen  der gesetzlichen Möglichkeiten berücksichtigt (BMF Schreiben a.a.O, Tz.  11).
Stand: 18. Juni 2012
Trotz  sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die  vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen.  Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen  jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

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